Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Pilke Valmennus Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Pilke Valmennus Oy
Y-tunnus 2179330-2
Osoite: Kylätie 11–13 lh 5, 00320 Helsinki.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Leni Grünbaum, leni@pilke.net, +358 40 630 3929

3. Rekisterin nimi

Pilke Valmennus Oy:n asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilötietolaki ja rekisterinpitäjän asiakassuhde rekisterin sisältämiin henkilöihin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriä ylläpidetään Insightly, Inc. yhtiön tarjoamassa CRM järjestelmässä. Inslightly vastaa palvelun tuottajana omalta osaltaan tietosuoja-asetuksen toteutumisesta. Pilke Valmennus Oy vastaa siitä, mitä tietoja rekisteriin tallennetaan ja kuinka niitä käytetään. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys / organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite) www-sivustojen osoitteet, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tapaamisissa ja muussa yhteydenpidossa, kuten www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse ja puhelimitse sekä sosiaalisen median palvelujen kautta.

Evästeet

Pilke Valmennus käyttää evästeitä ja mahdollisesti muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillaan. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat sivustossa vierailevan päätelaitteen muistiin hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten verkkosivun toiminallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivujen käytöstä ymmärtääksemme, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivuja ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Käyttäjä voi estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa niiden vastaanotto selaimesta. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivun toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista niiltä osin, kun siitä on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei rekisterinpitäjän toimesta säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisiä rekisteritietoja käsitellään päätelaitteen ja palvelun tarjoajan (Insightly) palvelimen välillä salattua yhteyttä käyttäen.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Vain rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset sekä poistetaan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys edellyttää, että rekisteröity ottaa yhteyttä rekisterin ylläpitäjään kirjallisesti.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja käyttö suoramarkkinointiin sekä markkinatutkimuksiin ottamalla yhteyttä rekisterin ylläpitäjään.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen ylläpitämiseksi. Tiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai osapuolen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pilke Valmennus Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös muutoksiin lainsäädännössä. Pilke Valmennus Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.


Privacy policy

This is the privacy policy of Pilke Valmennus Oy in accordance with the Finnish Personal Data Act (10 and 24 §) and the EU General Data Protection Regulation (GDPR). It was created 22.5.2018, and changed 24.5.2018.

1. Data controller

Pilke Valmennus Oy
Finnish business ID 2179330-2
Address: Kylätie 11–13 lh 5, 00320 Helsinki, Finland

2. Data protection officer

Leni Grünbaum, leni@pilke.net, +358 40 630 3929

3. Name of database

Customer database of Pilke Valmennus Oy

4. Legal basis and purpose of the processing of personal data

In accordance with the EU General Data Protection Regulation, the legal basis for the processing of personal data is the Finnish Personal Data Act and the customer relationship between the data controller and the persons in the database.

We process the stored personal data in order to keep contact with our customers, maintain the customer relationship and market our services.

5. Content of database

We keep our customer database via the CRM system offered by Insightly, Inc. As a service provider, Insightly is responsible for the data protection of the system according to the GDPR.  Pilke Valmennus Oy is responsible for the data stored in the database and its use. In our database, we store the following data: the name of the person, their title, the name of the company / organization, their contact information (telephone number, mail address and physical address), the ip-address of the organization, the person’s profiles in social media, data on the services purchased and changes connected to those, billing information as well as other data connected to the customer relationship and to the purchased services.

6. Regular sources of data

The data stored in the database is being collected from our existing and potential customers in connection with meetings and through other communication like messages sent via www forms, e-mails and social media.  

Cookies

We use cookies and other similar technologies on our site. Cookies are small text documents that are being saved in the memory of the visiting computer. Their purpose is to collect and remember useful information in order to improve the functionality and the user interface of the site. We can use cookies and similar technologies also for statistic purposes, for example to create statistics on our site and to understand how their users utilize the site and how we can improve it.

The user can prevent the use cookies, limit their use or delete their reception from their servers. Limiting the use of cookies may, however, impact the using of our site.

7. Cession of data and transfer of data outside the EU or EEA

We will not share any data with third parties. We may publish it only provided that we have agreed about this with you. Also, we won’t transfer the data outside of the EU or EEA.

8. Principles for the protection of the database

We process all electronic data stored in the database via an encrypted connection between our computers and the server of the service provider (Insightly).

We store the data stored manually in such a way that it is inaccessible by inappropriate persons.

Only our employees have access to the data stored in the database.

9. The right to inspect the data and to require rectification

As a data subject, you have right to inspect your data. At your request, we will do the necessary rectifications and completions of / delete data that either is false, unnecessary or incomplete or has expired from with respect to the purpose of the database. Please contact us in writing, if you want to check your data and have us update it.

10. Other rights connected to data processing

As a data subject, you have the right to prohibit the use of your data for direct marketing and market research purposes by contacting us. 

We will respond to you within the time set by the GDPR, as a rule within a month.

11. Retainment of data

Pilke Valmennus Oy will retain the data as necessary in order to maintain the customer relationship. The data will be deleted when they are no longer required by the law or for fulfilling the rights and responsibilities of the parties.

12. Changes in the privacy policy

We constantly develop our business and reserve the right to change our privacy policy and to communicate it in connection to its services. The changes may be based on changes in the legislation. We recommend that our existing and potential customers get regularly acquainted with our current privacy policy.